Einige Fachbegriffe aus dem Travel Management auf einen Blick

Wer neu ist in der Reisebranche, dem sind bestimmt schon einmal Fachbegriffe untergekommen, die nicht gleich zugeordnet werden konnten. Was ist ein Affidavit? Und wer ist gemeint, wenn von einem Travel Arranger gesprochen wird? Was verbirgt sich hinter der Travel Policy? Natürlich gibt es einige Tausend Wörter, die man erklären könnte. Wir haben uns hier auf die häufigsten beschränkt:

 

Affidavit: (Lat.: „(Er) hat zugesichert“). Hierbei handelt es sich um einen Beleg an Eides statt. Wenn ein Beleg verloren geht, kann man dem Reisenden die Möglichkeit einräumen, für die Ausgabe einen elektronischen Eigenbeleg zu erstellen. Dieser kann Ersatzweise eingereicht werden.

End-to-End: Bezieht sich auf lückenlose Prozesse – von der Genehmigung der Reise über die Planung, Kostenberechnung und Buchung bis hin zur Abrechnung und dem Reporting, ohne dass dabei das Medium gewechselt oder Daten erneut eingegeben werden müssen.

Door-to-Door: Abbildung der Gesamtreisekette, von der eigenen Haustüre bis zum Eintreffen am Zielort. Hierbei werden alle genutzten Verkehrsmittel mitgezählt. Zu den häufigsten Beispielen gehören: Flugzeug, Bahn, Taxi, Fernbus, Mietwagen, Carsharing, Nahverkehr und Fußweg.

OBE: Online Booking Engine. Übersetzt: Online-Buchungsmaschine. Auch IBE (Internet Booking Engine), SBT (Self Booking Tool) oder OBT (Online Booking Tool) genannt. Über diese Software lassen sich Reiseleistungen wie Flug, Hotel, Bahn und Mietwagen buchen, ohne dass ein Reisebüro oder ein Hotel kontaktiert werden müssen.

Online-Quote: Prozentzahl der OBE-fähigen Reisen, die tatsächlich über die OBE gebucht werden. Ziel sollte sein, diese Quote auf über 90 Prozent zu steigern.

Punkt-zu-Punkt-Flüge: Einfache Hin- und Rückflüge zwischen zwei Städten. Reisende profitieren durch die Non-Stop-Verbindungen von kürzeren Reisezeiten und vermeiden auch das Risiko, bei Verspätungen Anschlüsse zu verpassen. Solche Flüge können ganz einfach über eine OBE gebucht werden. Komplexere Reisen mit Umsteigeverbindungen- oder Rückflügen von anderen Flughäfen können effizienter und kostengünstiger über das Geschäftsreisebüro gebucht werden.

Schnittstelle: Eine Schnittstelle ermöglicht es, Daten von einem System in ein anderes zu übertragen (Elektronische Brücke). Bei Schnittstellen handelt es sich um Direktanbindungen, z.B. von einer OBE in das Buchungssystem einer Fluggesellschaft oder eines Hotelbuchungsportals. Über eine integrierte Schnittstelle können auch Buchungs- und Abrechnungsinformationen von einer OBE zu einem Abrechnungssystem übertragen werden.

Single Sign-On: Diese Funktion befähigt einen Nutzer, nach einmaliger Eingabe seiner Anmeldeinformationen, z.B. im Firmenintranet, auf angebundene Dienste wie Buchungs- oder Abrechnungssysteme zuzugreifen, ohne entsprechende Informationen noch einmal eingeben zu müssen.

TAF: Transaction Fee ist eine Gebühr, die ein Firmenkunde pro Buchungs- oder Abrechnungsvorgang an einen Dienstleister bezahlt.

TMS: Travel Management System. Verbindung zwischen Reisegenehmigungs-Software, OBE, Reisekostenabrechnungs- und Buchhaltungssystem durch elektronische Schnittstellen, so dass es keine Lücken zwischen den einzelnen Modulen mehr gibt. TMS bezeichnet auch das Konfigurationsmodul von cytric Travel & Expense.

Travel Arranger: Ein Travel Arranger oder Reisebuchungsassistent kann beispielsweise ein Sekretariat sein, welches im Namen von Mitarbeitern oder Vorgesetzten eine Reisebuchung vornimmt. Der Travel Arranger kann vom Reisenden selbst ausgewählt werden (Appointed Travel Arranger), oder er wird einem kompletten Firmenstandort zugeordnet.

Travel Policy: Hierbei handelt es sich um die Reiserichtlinien eines Unternehmens, welche definieren, zu welchen Bedingungen Mitarbeiter bestimmte Arten von Reiseleistungen in Anspruch nehmen dürfen. Dazu gehören die Art und Serviceklasse der einzelnen Verkehrsmittel, bevorzugte Fluggesellschaften, Hotelketten und Mietwagenkategorien. Außerdem wird geregelt, wie die Buchung, Bezahlung und Abrechnung der Reise zu erfolgen hat.

Corporate Card: Firmenkreditkarte für den einzelnen Mitarbeiter, mit der er alle an­fal­len­den Kos­ten für seine Geschäftsreise begleicht. Ausgaben werden einmal im Monat in Summe in Rechnung gestellt und von einem Referenzkonto abgebucht. Als Referenzkonto können Unternehmen wahlweise ein Firmenkonto oder das private Konto des Mitarbeiters angeben.

Lodge Card: Bei der Lodge-Karte handelt es sich um ein zentrales Zahlungsmittel für Unternehmen, das für den Kauf von Flug- und Bahntickets bestimmt ist. Alle von den Mitarbeitern des Unternehmens gebuchten Flüge und Bahnreisen werden somit mit dieser einzigen Karte belastet ohne dass der Mitarbeiter privat in Vorleistung treten muss.

Debit Card: Bei Zahlung mit Debit Card wird der Betrag sofort oder innerhalb weniger Tage vom Girokonto des Karteninhabers abgebucht. Mit diesem Kartentyp können Kreditkartenentgelte (z.B. bei der Buchung von Flügen) eingespart werden.

 

 

 

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